Avis 20232842 Séance du 22/06/2023

Madame X, pour X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 mai 2023, à la suite du refus opposé par le directeur du centre hospitalier de Saint-Martin à sa demande de communication des documents suivants relatifs à : 1) la liste des effectifs rémunérés au 1er janvier 2022 (courrier du 6 décembre 2022) ; 2) la demande de recours évaluations/notations (courrier du 6 décembre 2022) ; 3) la non publication de poste en interne (courrier du 7 décembre 2022) ; 4) la prime 2022 (courrier du 7 décembre 2022) ; 5) le solde congé 2022 (courrier du 7 décembre 2022) ; 6) la gestion des ressources humaines du CH LC F (courrier du 12 décembre 2022) ; 7) le recours à la notation 2022 (courrier du 8 février 2023) ; 8) la demande de rendez-vous pour le dossier NATOLOT retour formation AAH (courrier du 7 décembre 2022) ; 9) le dossier RH en cours (courrier du 9/03/2023) ; 10) l'affichage de liste, procès-verbal des jurys de nomination dans le cadre de l'emploi précaire organisés le 03 mars 2023 (courrier du 9 mars 2023). La commission, qui a pris connaissance des observations du directeur du centre hospitalier de Saint-Martin, rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. La commission rappelle qu’une liste des agents d'une administration qui fait apparaître les noms, prénoms, services, dates d'embauche ainsi que les statuts, grades et échelons de ces agents constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve qu'une telle liste existe ou puisse être établie au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. Si la commission considère que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et les statuts de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en va ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux ne sont pas communicables à des tiers, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission émet en conséquence un avis favorable à la communication du document demandé au point 1), sous les réserves ainsi rappelées. Elle précise, à cet égard, que l'article L311-6 susmentionné fait obstacle à ce que soit communiqué à Madame X le motif de placement en disponibilité d'un agent ou le motif de sa radiation. Elle précise également que le droit d'accès prévu au livre III du code des relations entre le public et l'administration est indépendant de la participation de Madame X au comité social d'établissement. S'agissant du surplus de la demande, la commission rappelle que, conformément aux dispositions combinées des articles L342-1 et R311-12 du code des relations entre le public et l’administration, elle ne peut être saisie par une personne qu’en cas de refus opposé par une autorité administrative à une demande de communication d'un document administratif. En l’absence d’une telle demande préalable, laquelle n’a pas nécessairement à être écrite si le demandeur est en mesure d’en établir la réalité et la date, la saisine de la commission est irrecevable. La commission rappelle également que le livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, en particulier lorsque celle-ci tend à l’élaboration ou à la motivation d’une décision administrative. En l'espèce, la commission constate que les divers courriers adressés au centre hospitalier de Saint-Martin et produits par Madame X à l'appui de sa saisine, ne comportent aucune demande explicite de documents qui répondraient aux points 2) à 10). Elle estime que les propos qui y sont relatés consistent, au plus, en réalité, en des demandes de renseignements, voire tendent à l'établissement de nouveaux documents. Par suite, elle ne peut que déclarer irrecevable la demande sur ces points.