Avis 20170834 Séance du 11/05/2017

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 février 2017 à la suite du refus opposé par le maire de Barnas à sa demande de communication d’une copie des documents suivants : 1) les bulletins de salaire du personnel communal des mois de juillet, août et septembre 2016 ; 2) le procès-verbal de la commission communale des impôts directs (CCID) de l'année 2016 ; 3) le carnet sanitaire du réseau d'eau potable ; 4) le compte rendu du bureau municipal ou les travaux préparatoires à la séance du conseil municipal du 13 septembre 2016 ; 5) le procès-verbal de la séance du conseil municipal du 13 septembre 2016 et le cahier tenu par le secrétaire de séance ; 6) la facture du géomètre pour la division de la parcelle AC177 et tout le dossier lié à la délibération n° 23/2016 relative à l'aménagement du village et à l'achat de terrain. En l'absence de réponse du maire de Barnas à la date de sa séance, la commission souligne que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection, par l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, de la vie privée impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. En application de ces principes, la commission estime que les bulletins de salaire visés au point 1) sont communicables à toute personne qui en fait la demande sous réserve toutefois de l'occultation préalable, en application des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et l’administration, des éléments y figurant qui seraient liés, soit à la situation familiale et personnelle de l'agent en cause (supplément familial), soit à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur sa manière de servir (primes pour travaux supplémentaires, primes de rendement) ou encore de celles relatives aux horaires de travail, aux indemnités et heures supplémentaires. Il en serait de même, dans le cas où la rémunération comporterait une part variable, du montant total des primes versées ou du montant total de la rémunération, dès lors que ces données, combinées avec les composantes fixes, communicables, de cette rémunération, permettraient de déduire le sens de l'appréciation ou du jugement de valeur porté sur l'agent. La commission considère cependant que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter une copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission indique également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Sous ces réserves, la commission émet donc un avis favorable sur le point 1). La commission estime que le procès-verbal de la commission communale des impôts directs (CCID) de l'année 2016 est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, le cas échéant, de l’occultation des noms des propriétaires et occupants protégés par l'article L311-6 du même code. Sous cette réserve, elle émet donc un avis favorable sur le point 2). La commission considère que les carnets de suivi sanitaire du réseau d’eau de la commune de Barnas sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration et des articles L124-1 à L124-8 du code de l'environnement. Elle émet donc un avis favorable sur le point 3). La commission rappelle ensuite qu’en application des dispositions de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. En ce qui concerne le cahier tenu par le secrétaire de séance visé au point 5), la commission confirme qu’elle considère comme document administratif un cahier manuscrit tenu par le secrétaire des séances d'un conseil municipal (CADA, conseil 19902072 du 6 décembre 1990, maire de Combourg) communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration dès lors qu’y sont occultées les informations nominatives conformément à l’article L311-6 du même code. Elle relève, par ailleurs, que la demande porte également sur le compte-rendu du bureau municipal et les travaux préparatoire à la réunion du conseil municipal du 13 septembre 2016. Elle précise, en ce qui concerne ce compte-rendu qu’il est communicable en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur les points 4), 5) et 6).